SEARCH · Modulo de Cumplimiento UAFE
Su evidencia de cumplimiento, ordenada, fechada y encontrable.
SEARCH es el modulo de cumplimiento UAFE para notarias: toma cada acto notarial, documenta a los intervinientes, los cruza contra las listas de riesgo y deja el reporte listo para presentar. Sin recapturar datos, sin imprimir para firmar y sin depender de la memoria de nadie para responder un requerimiento.
El problema que ya viven
La evidencia se dispersa
Formularios en carpetas, firmas en papel escaneado, anexos en correos. Cuando llega un requerimiento, la busqueda consume semanas y a veces no arroja nada.
Los plazos viven en la cabeza de alguien
RESU, ROS, RIA, matriz de riesgo, conservacion documental. Si el calendario depende de una persona, el vencimiento se descubre tarde.
El mismo dato se captura varias veces
Una parte, otra pantalla para el reporte, otra para el anexo tributario. Cada recaptura es un error esperando y una hora de trabajo.
La propuesta en tres ideas
Una sola entrada de datos
El formulario UAFE es el origen del expediente. La investigacion, las alertas, el RESU, los informes ROS y el anexo tributario se alimentan de el. No se vuelve a capturar nada.
El plazo deja de ser un recordatorio
El calendario regulatorio queda configurado para su notaria y se muestra con dias restantes, en la misma bandeja donde se ven las alertas abiertas.
La evidencia se encuentra en segundos
Firma electronica con foto y hash, expediente final firmado con PAdES y QR verificable, documentos cifrados y versionados con retencion minima de diez anos.
Beneficios por componente
| Componente | Que resuelve | Lo que gana |
|---|---|---|
| Formulario UAFE | El expediente del acto no existe en ningun sistema, solo en papeles. | Un expediente estructurado por acto, con estado, responsable y datos listos para el reporte. |
| Firma movil y foto | Imprimir para firmar, escanear y volver a archivar. | El compareciente firma desde su telefono, con fecha, hora, IP, dispositivo y hash de evidencia. |
| Expediente final firmado | La integridad del documento entregado no se puede probar. | PDF firmado con PAdES, versionado, con hash de contenido y QR a la pagina oficial de firma digital. |
| Investigacion por actor | El criterio de riesgo depende de quien este en el turno. | Cruce del compareciente contra 15 fuentes catalogadas, con el resultado de cada una, incluidas las que fallaron. |
| Bandeja de alertas | Los problemas aparecen el dia del vencimiento. | Alertas regulatorias e internas separadas, con severidad, estado y dias restantes a la vista. |
| Interdictos e insolvencia | Las listas se actualizan a mano y se cruzan a ojo. | Carga por Excel o PDF con OCR, cruce por cedula o por nombre con umbral alto, y bloqueo real del acto. |
| RESU | Cada quien calcula el umbral y la agregacion del mes. | Evaluacion automatica del umbral legal y de la agregacion de 30 dias por beneficiario, con la evidencia de por que cada operacion entra o no. |
| Informes ROS | Oficios y anexos sin numeracion y sin orden. | Un oficio por formulario, con intervinientes, anexos y numeracion propia de la notaria, listo para el canal oficial. |
| RIA | El requerimiento llega y hay que reconstruir la informacion. | Expediente del requerimiento con plazo calculado, estado, responsable, aprobacion del oficial y acuse de recibo archivado. |
| ANR SRI (anexo tributario) | El anexo tributario se vuelve a cargar a mano. | Modulo independiente que lee el formulario UAFE en modo de solo lectura, con lote mensual por notaria y sin recapturar datos. |
| Custodia, plazos y auditoria | La evidencia no se encuentra y los plazos se vencen en silencio. | Documentos cifrados con hash, calendario regulatorio configurable y registro de cada accion con usuario, fecha e IP. |
Como se ve en su dia a dia
En la notaria
El compareciente se identifica, el sistema le pregunta a las listas y, si corresponde, le pide la firma en el celular. Al cerrar el acto, el expediente queda formado, firmado y con su PDF final. No hay nada que imprimir, escanear ni archivar.
En el escritorio del oficial
Abre la bandeja: que alertas estan abiertas, que vencimientos se acercan, que RIA esta en revision. Al cierre del mes, un recorrido guiado de siete pasos arma el soporte del periodo.
El recorrido del oficial de cumplimiento, en siete pasos
- Seleccionar el periodoEl cierre del mes se define una vez y gobierna todas las tareas del periodo.
- Revisar las alertas abiertasLas regulatorias y las internas, con su severidad y su expediente asociado.
- Resolver lo que requiere revisionCada descarte queda con justificacion, usuario y fecha.
- Consolidar los formularios del periodoEl sistema ya sabe cuales son y en que estado estan.
- Evaluar el umbralEl RESU se calcula con la agregacion de 30 dias por beneficiario, no a mano.
- Preparar los soportesOficios ROS con su numeracion, anexos y zip listo para cargar.
- Registrar la presentacionCon su acuse y su referencia, archivados en el expediente.
La pregunta de los tres anos
«Si la UAFE le pide esa evidencia dentro de tres anos, donde la voy a encontrar?»
En SEARCH, con un filtro. El expediente del acto se identifica por su codigo secuencial notarial, y desde ahi se llega a la cadena completa de evidencia: el formulario con sus datos, las firmas con hora, IP y hash, la foto del firmante, la investigacion con el resultado de cada fuente, las alertas que se abrieron y como se resolvieron, los anexos, y el PDF final firmado con PAdES y con su QR de verificacion.
Todo con fecha, con responsable y con hash de contenido, sobre documentos cifrados y con retencion minima de diez anos. No hay que bajar a la bodega, no hay que depender de que alguien recuerde en que carpeta quedo el papel, y no hay que reconstruir un expediente a mano. La diferencia entre una notaria preparada y una que se estresa ante un requerimiento no esta en el volumen de papel: esta en cuanto tarda en responder.
Seguridad, custodia y trazabilidad
| Control | Como funciona |
|---|---|
| Aislamiento por notaria | Cada expediente, documento, alerta y reporte pertenece a una notaria. Los roles ven unicamente lo que les corresponde. |
| Cifrado en custodia | Los documentos se almacenan cifrados (AES-256) con hash de contenido; el gestor de cumplimiento de UAFE conserva manual, matriz de riesgo, codigo, declaraciones KYC, sustentos y acuses con SHA-256 y retencion minima de 10 anos. |
| Firma e integridad | Firmas electronicas de los intervinientes con token de un solo uso y evidencia con hash, IP y dispositivo. Expediente final firmado con PAdES, hash SHA-256 y permiso de no modificacion, con QR a la pagina oficial de firma digital. |
| Auditoria | Registro de eventos con usuario, fecha, IP y descripcion de cada accion, con filtros por entidad y fecha. |
| Versionado inmutable | El documento final se publica por versiones con hash de contenido: un cambio se hace visible, no silencioso. |
| Fallos visibles | Si una fuente de consulta no responde, el estado queda registrado como error o timeout. El sistema nunca presenta un vacio como si fuera un resultado limpio. |
Alcance y limites, sin adornos
| Lo que el sistema si hace | Documenta el acto, firma digitalmente, cruza las listas, calcula el umbral, prepara los reportes y los soportes, controla los plazos, custodia la evidencia y deja rastro de cada accion. |
| Lo que el sistema no hace | No envia reportes a la UAFE ni a SISLAFT. No decide si un compareciente es de riesgo: ordena, documenta y escala al Oficial de Cumplimiento, que es quien decide. No reemplaza la firma ni el criterio del notario. |
| Lo que depende de la normativa | El umbral legal, la ventana de agregacion y los plazos de presentacion se configuran segun la normativa vigente y se verifican contra la fuente oficial antes de cada ciclo de cierre. Un modulo en integracion, como el anexo tributario ANR SRI, se confirma en disponibilidad antes de depender de el. |
Siguiente paso
Una sesion de 40 minutos con un caso real de su notaria
Traiga un formulario en borrador de un acto cualquiera. En la sesion lo recorremos de punta a punta con su Oficial de Cumplimiento: captura, firma movil en el telefono, pantalla de alertas y generacion del reporte. Al final usted tiene el expediente formado y firmado en SEARCH, con su PDF final y su QR de verificacion.
Sin compromiso y sin costo de implementacion en esta etapa. Si al final de la sesion el expediente no le sirve, no hay nada que discutir.
| Para preparar la sesion necesitamos | Dato |
|---|---|
| Identificacion de la notaria | RUC |
| Codigo de sujeto obligado | Codigo UAFE |
| Oficial de cumplimiento | Nombre, cargo y si la designacion esta vigente |
| Volumen | Actos aproximados por mes |
| Un formulario real | Uno en borrador, con datos de ejemplo si prefiere |
FENEXO DIGITAL S.A.S. · SEARCH · Modulo de Cumplimiento UAFE · www.fenexodigital.com · Documento de propuesta. Las cifras de plazos y umbrales se verifican contra la normativa vigente antes de cada ciclo de cierre.